Pengertian E-ProcurementElectronic Procurement (E-Procurement) Definisi E-Procurement Beberapa definisi e-procurement dari berbagai sumber yaitu:1. Menurut Kantor Manajemen Informasi Pemerintah Australia (Australian Government Information Management, AGIMO) : e-procurement merupakan pembelian antar-bisnis (business-to-business, B2B) dan penjualan barang dan jasa melalui internet. (www.agimo.gov.au/publications/2001/11/ar00-01/glossary). 2. Menurut daftar kata X-Solutions : e-procurement merupakan sebuah istilah dari pengadaan (procurement) atau pembelian secara elektronik. E-procurement merupakan bagian dari e-bisnis dan digunakan untuk mendesain proses pengadaan berbasis internet yang dioptimalkan dalam sebuah perusahaan. E-procurement tidak hanya terkait dengan proses pembelian itu saja tetapi juga meliputi negosiasi-negosiasi elektronik dan pengambilan keputusan atas kontrak-kontrak dengan pemasok. Karena proses pembelian disederhanakan dengan penanganan elektronik untuk tugas-tugas yang berhubungan dengan operasi, tugas-tugas yang berhubungan dengan strategi dapat diberi peran yang lebih penting dalam proses tersebut. Tugas-tugas baru yang berhubungan dengan strategi pembelian ini meliputi manajemen kontrak kepada pemasok lama maupun baru serta penciptaan struktur pasar baru dengan secara aktif mengkonsolidasikan sisi pemasokan/suplai. Sedangkan procurement system adalah sistem perangkat lunak untuk pembelian secara elektronik, yaitu pengadaan barang dan jasa. (http://www.x-solutions.poet.com/eu/newsevents/glossar). 3. Menurut daftar kata Siemens : e-procurement atau e-purchasing adalah pengadaan yang menggunakan media elektronik seperti internet atau jaringan komputer yang lain. Sistem e-procurement memusatkan pada platform (perangkat keras maupun lunak) komersial bagi para pembeli. (http://www2.automation.siemens.com/meta/ebusiness/html_76/glossar/glossar_e.htm). 4. Menurut Wikipedia : e-procurement adalah pembelian business-to-business (B2B) dan penjualan barang dan jasa melalui internet maupun sistem-sistem informasi dan jaringan lain, seperti Electronic Data Interchange (EDI) dan Enterprise Resource Planning (ERP). Sebagai sebuah bagian penting dari banyak situs B2B, e-procurement juga kadang disebutkan oleh istilah-istilah lain misalnya supplier exchange. Secara khusus, situs-situs web e-procurement memungkinkan user yang memenuhi syarat dan terdaftar untuk mencari para pembeli atau penjual barang dan jasa. Tergantung pada pendekatannya, para pembeli atau penjual dapat menentukan harga atau mengundang tawaran. Transaksi-transaksi dapat dimulai dan diakhiri. Pembelian yang sedang berjalan dapat memenuhi permintaan customer untuk diskon jumlah atau penawaran khusus. Software e-procurement memungkinkan otomatisasi beberapa pembelian dan penjualan. Perusahaan-perusahaan yang berpartisipasi berharap dapat mengendalikan inventori-inventori secara lebih efektif, mengurangi biaya pembelian agen, dan meningkatkan siklus manufaktur. E-procurement diharapkan dapat diintegrasikan dengan tren Supply Chain Management yang terkomputerisasi. (http://en.wikipedia.org/wiki/E-procurement). 5. Menurut Scottish Enterprise dalam E-Business Factsheet-nya menyebut bahwa e-procurement adalah sebuah istilah untuk menyebut metode elektronik yang digunakan dalam tiap tahap proses pembelian dari indentifikasi persyaratan-persyaratan hingga pembayaran, dan secara potensial manajemen kontrak. (www.scottish-enterprise.com/publications/e-procurement.pdf). 6. Menurut Infonet dalam makalahnya tentang e-procurement menyebutkan bahwa e-procurement adalah nama lain untuk pembelian barang dan jasa B2B melalui pertukaran dagang extranet, antar ERP langsung, dan koneksi internet dengan pemasok-pemasok. (www.ploug.org.pl/interesujace_teksty/eProcurement_White_Paper_Final.pdf). 7. Beberapa definisi oleh Davila, Tony, Mahendra Gupta, dan Richard Palmer dalam jurnal “Moving Procurement Systems to The Internet” (2003) menyebutkan e-procurement :· Teknologi yang dirancang untuk memfasilitasi pengadaan barang melalui internet.· Manajemen seluruh aktivitas pengadaan secara elektronik.· Aspek-aspek fungsi pengadaan yang didukung oleh bermacam-macam bentuk komunikasi secara elektronik. 8. Bank Dunia menyebutkan sebuah definisi berlapis tiga dari e-procurement dari segi pemerintahan (electronic Government Procurement, e-GP) dalam E-GP: World Bank Draft Strategy (2003). Tingkat pertama menyatakan bahwa e-GP adalah penggunaan teknologi informasi dan komunikasi khususnya internet oleh pemerintahan-pemerintahan dalam melaksanakan hubungan pengadaan dengan para pemasok untuk memperoleh barang, karya-karya, dan layanan konsultasi yang dibutuhkan oleh sektor publik. Definisi tingkat kedua dan ketiga membuat perbedaan tipis antara e-tendering dengan e-purchasing. 9. Sarzana Fulvio di S. Ippolito (2003) menyebut e-procurement sebagai seperangkat teknologi, prosedur, dan langkah-langkah organisasional yang memungkinkan pembelian barang dan jasa secara online, melalui peluang-peluang yang ditawarkan oleh internet dan e-commerce. Pengertian ini mirip dengan definisi Bank Dunia tetapi menghilangkan “pengadaan karya”. Fitur E-Procurement Pembelian dan penjualan online mengefisienkan proses pengadaan dan mengurangi biaya operasi dengan mengurangi pengeluaran untuk waktu administrasi dan memperpendek birokrasi. Penerapan e-procurement mendorong upaya transaksi dari pusat pembuat pesanan hingga titik kebutuhan pada pengguna desktop bisnis. Hal ini memastikan kesesuaian terhadap perjanjian dengan pemasok yang dipilih melalui katalog online yang mana dilihat-lihat oleh para pengguna untuk menemukan item yang dibutuhkan. Fitur utama e-procurement meliputi :
- Katalog elektronik untuk item-item standar/inti.
- Kemampuan punch-out ke situs-situs web pemasok untuk produk-produk yang dinamis/bermacam-macam.
- Memunculkan kembali daftar-daftar permintaan/belanja untuk item-item yang dibeli secara teratur.
- Jalur-jalur persetujuan yang menyatu (built-in) untuk menjalankan kendali anggaran belanja.
- Kemampuan untuk memberi laporan informasi manajemen yang detil.
Chartered Institute of Purchasing and Supply memperkirakan bahwa bekerja dengan lebih dekat kepada para pemasok umumnya dapat mengurangi biaya pembelian hingga 10%. Peningkatan dalam layanan pelanggan dapat memungkinkan sebuah perusahaan dengan para pelanggannya mampu menempatkan dan melacak pesanan-pesanan kapanpun. Informasi pelanggan yang akurat dapat memungkinkan menyesuaikan aktivitas pemasaran, produk, dan layanan bagi kebutuhan pelanggan. E-Katalog adalah suatu versi elektronik dari katalog tertulis pemasok yang berisi nama produk, deskripsi, ilustrasi, dan lain-lain. Harapan pengguna telah meningkat secara dramatis pada tahun-tahun terakhir sebagai akibat dari pengalaman pribadi mereka berbelanja di internet. Sarana e-procurement diperlukan untuk menawarkan fungsionalitas yang sama-sama berstandar tinggi ini dalam upaya mempertahankan kepuasan pengguna. Punch Out adalah suatu jenis integrasi online yang memberikan kepada organisasi-organisasi kemampuan untuk menggunakan situs-situs web pemasok mereka yang ada. Pelanggan dapat mencari, memilih dan menyusun barang-barang untuk dibeli sekaligus mempertahankan kegunaan dari situs web pemasok mereka. Item-item kemudian dibawa kembali kepada sistem milik pembeli untuk pengiriman dan persetujuan dalam cara normal. Ketika Punch Out telah berhasil diawali, pemasok tersebut dapat menyajikan tampilan data yang disesuaikan, berdasarkan dengan sebuah kontrak standar. Manfaat E-Procurement Internet telah muncul sebagai media yang efektif dari segi biaya dan dapat diandalkan untuk melakukan transaksi bisnis online. Semakin banyak perusahaan yang mengadopsi media ini dalam melakukan pengadaan barang mereka. Menurut Seth Miller dalam artikelnya (http://EzineArticles.com/?expert=Seth_Miller) keuntungan utama e-procurement meliputi menghemat uang, waktu, dan beban kerja tambahan yang normalnya berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis. Proses pengadaan konvensional biasanya melibatkan banyak pemrosesan kertas-kertas, yang mana menghabiskan sejumlah besar waktu dan uang. Dalam beberapa contoh, biaya pemrosesan berkurang sebesar 85%. E-procurement merupakan komponen besar dalam e-commerce B2B modern dan dapat diterapkan pada spektrum luas industri dan pasar. Banyak perusahaan telah menerapkan e-procurement dengan sukses, memperoleh keuntungan hingga jutaan dolar AS. Pengalaman menunjukkan bahwa sebuah perusahaan dapat menikmati pengembalian yang mencapai 300% dari investasi awal dalam hanya tiga tahun. Jumlah keberhasilan yang meningkat menunjukkan pertumbuhan pengakuan akan keuntungan e-procurement. Hal ini menandakan sebuah optimisme terhadap otomatisasi meskipun dalam perlambatan ekonomi dunia. Beberapa perusahaan telah mengadopsi otomatisasi pada semua tahap dari proses suplai untuk memaksimalkan keuntungan e-procurement. E-procurement terutama diterapkan pada pembelian barang-barang kecil dan tidak mahal seperti perlengkapan kantor. Pendekatan tradisional masih disukai untuk produk yang lebih mahal seperti permesinan industri kompleks. Meskipun demikian, perusahaan-perusahaan secara meningkat mengakui manfaat pengadaan bahan secara online. Pengadaan secara online membantu organisasi-organisasi untuk merancang rencana yang optimal untuk memanage rantai pasokan (supply chain). Keuntungan e-procurement tidak hanya meliputi penghematan uang tetapi juga penyederhanaan keseluruhan proses. Rencana-rencana yang optimal dapat dikomunikasikan dengan cepat kepada pemasok-pemasok, oleh karena itu dapat mengurangi biaya dan pemborosan yang biasanya terdapat dalam supply chain. Keuntungan e-procurement meliputi pengurangan biaya overhead seperti pembelian agen, juga peningkatan kendali inventori, dan keseluruhan peningkatan siklus manufaktur. Sistem e-procurement membantu perusahaan-perusahaan mengkonsolidasikan data tentang pengadaan bermacam-macam barang baik secara langsung maupun tidak langsung. Data ini memungkinkan mereka melakukan pembelian besar dan bernegosiasi dengan para pemasok untuk diskon yang lebih besar. Daripada sepuluh departemen independen berbeda, misalnya, membeli suatu produk tertentu dalam jumlah kecil, suatu sistem pengadaan yang terpusat dan terhubung dengan baik dalam organisasi akan membantu melacak kebutuhan secara periodik untuk produk tersebut dan pemesanan pembelian besar dapat disusun sesuai kebutuhan. Jika perusahaan dapat dengan mudah menunjukkan kepada pemasok bahwa ada permintaan yang konsisten, hal itu dapat mengatur pesanan pembelian. Lebih lanjut, dengan menghubungkan seluruh pesanan untuk bagian-bagian tertentu dan suplai melalui rute yang ditentukan, perusahaan pembeli dapat mengurangi jumlah transaksi yang diperlukan untuk barang-barang tersebut. Singkatnya seperti yang disebut dalam http://www.icfaipress.org/Books/E-Procurement_overview.asp , nilai yang ditawarkan e-procurement meliputi :· Pengurangan biaya pengadaan : Pengurangan dalam biaya, yang dapat berkisar 20-25%, dapat dicapai melalui proses yang efisien seperti perluasan basis pemasok, negosiasi harga yang lebih baik, dan pemendekan siklus pengadaan, sehingga mengurangi inventori.· Pelacakan transaksi yang mudah dan pembayaran terotomatisasi : Meminimalkan beberapa biaya pasca pembelian, sehingga menjamin kepuasan pelanggan.· Kendali yang lebih baik : Melalui sarana-sarana pelaporan dan analisis yang mudah dan efektif, seseorang dapat meningkatkan efisiensi dalam pemeliharaan laporan, memeriksa pembelian tidak terkendali, dan menciptakan integrasi data yang utuh.· Otomatisasi tugas-tugas repetitif : Jika beberapa pembelian yang dilakukan adalah teratur, sistem secara otomatis menyetujui pembelian tersebut berdasarkan pada pembeli dan jumlah yang diminta. Dalam paper E-Procurement Benefits (http://emarketplace.lgaq.asn.au/lgaq/resources/e-Marketplace/e-procurement%20Benefits.doc), disebutkan beberapa manfaat e-procurement yang meliputi :
- Penghapusan biaya administrasi.
Penerapan e-procurement mengotomatisasi banyak proses administrasi dalam pembelian sehingga menjadi proses yang tanpa tertulis (paperless). Pengadaan secara tradisional dipandang sebagai pekerjaan penyampaian kertas dalam seluruh perusahaan. Mengalihkan beban adminstrasi bagi staf dan mengotomatiskan pekerjaan kunci menghemat waktu mereka dan lebih lanjut menghemat dana dewan.Berikut adalah contoh tabel dari laporan Warwick Business School yang menunjukkan perbedaan biaya administrasi sistem pengadaan tradisional dengan e-procurement. Biaya sistem manual digunakan sebagai indeks dasar (=100).
| Function | Traditional Process | E-procurement |
| Requisition Generation | 66.76 | 29.2 |
| Requisition Distribution | 7.36 | 0.0 |
| Order Generation | 8.87 | 1.5 |
| Order Distribution | 1.87 | 0.0 |
| Expediting | 0.91 | 0.3 |
| Goods Receipt | 3.83 | 1.5 |
| Invoice Processing | 10.40 | 0.7 |
| TOTAL | 100.0 | 33.2 |
- Pemotongan biaya pembelian.
E-procurement tidak secara intrinsik mengurangi biaya pembelian, namun mendorong organisasi untuk mencapai tujuan ini dengan cara berikut:· Dengan mengenalkan sebuah sistem yang dapat digunakan dengan mudah oleh orang-orang dan dengan senang menggunakannya, memungkinkan setiap orang di organisasi menyesuaikan dengan aturan pemasok yang dipilih dan oleh karena itu meningkatkan kemampuan membeli organisasi terhadap supplier yang dipilih.· Ketika bertransaksi dengan pemasok secara elektronik, pemasok-pemasok menjadi lebih sering memberikan diskon karena biaya administrasi mereka lebih rendah.· Dengan mengurangi pembelian yang tidak terawasi oleh dewan, para pemasok dapat menjadi lebih berkomitmen terhadap perjanjian-perjanjiannya karena lebih terjamin untuk memperoleh bagian yang lebih besar dari pengeluaran dewan.
- Pemotongan waktu siklus pembelian.
Dalam banyak dewan, waktu dari pemesanan hingga pengiriman dapat berhari-hari atau berbulan-bulan, membuat proses pengadaan menjadi kurang layak untuk kebutuhan-kebutuhan yang harus dipesan secara cepat. Penundaan-penundaan sering disebabkan oleh persyaratan-persyaratan tertulis yang harus ditangani secara manual oleh satu atau lebih orang dan di mana budjet dan komitmen-komitmen harus diperiksa sebelum pesanan keluar. Solusi e-procurement dengan tingkat kemajuan pekerjaan menjadi sifat inti mengefisienkan proses ini dan menghindari kemacetan (bottleneck) yang umum terjadi dalam proses ini. Hal ini memungkinkan suatu permintaan diperiksa secara otomatis terhadap setting-setting yang sudah ditetapkan dan disetujui secara elektronik. Hal ini tidak hanya mempercepat proses keseluruhan tetapi juga memberikan analisis lengkap atas siklus pembelian sehingga staff pengadaan dapat mengenali kemacetan-kemacetan umum dan menentukan apakah penundaan diakibatkan oleh sebab internal atau eksternal. Singkatnya, e-procurement mendorong staf menyelesaikan tugasnya dengan cepat tanpa mengorbankan kendali.Ketika mencoba untuk menghitung manfaat bagi dewan dari segi pengurangan waktu siklus pembelian, adalah penting bahwa banyak pembelian merupakan hal kritis dan akan diuntungkan karena peningkatan efisiensi, keluar dari sistem yang ada. Hal ini menjadi sulit untuk menghitung manfaat biaya yang akurat.
- Kontrol manajemen yang lebih besar.
Karena semua data pengadaan diproses melalui satu database terpusat dan secara otomatis diintegrasikan ke dalam Financial Management Information System (FMIS), e-procurement memungkinkan analisis yang relevan dan laporan manajemen dapat dengan mudah dihasilkan. Di samping mempersenjatai profesional pengadaan dengan informasi yang dibutuhkan untuk memanage dengan efektif, e-procurement bertujuan mengurangi beban administratif yang berarti bahwa mereka dapat memfokuskan pada pengambilan keputusan yang lebih proaktif.
- Sesuai kebutuhan user (user compliance).
Memaksimalkan kecocokan dengan kebutuhan, menjamin bahwa setiap orang hanya membeli dari pemasok yang disetujui adalah hal penting bagi manajer pembelian, karena mempunyai dua manfaat yaitu mendapatkan nilai terbaik dari persetujuan-persetujuan dengan yang dipilih oleh perusahaan dan perusahaan-perusahaan dapat meningkatkan persetujuan-persetujuan yang jauh lebih baik dengan para pemasoknya. Dengan proses pengadaan tradisional, permintaan tertulis sangat menghabiskan waktu untuk menyelesaikan dan mudah mengalami penundaan-penundaan ketika permintaan tersebut melalui proses persetujuan yang tidak membutuhkan perhatian banyak pengguna. Mereka menemukan cara-cara lain untuk membeli, apakah dengan menempatkan pesanan secara langsung kepada pemasok atau menggunakan kartu kredit atau uang tunai. Hal ini dikenal dengan pembelian yang tidak terawasi (“maverick purchasing” atau “rogue spending”), walaupun bagi banyak pengguna yang sungguh mencoba membeli sesuatu untuk menyelesaikan pekerjaan bukanlah “maverick” (tidak terkendali, bebas), tetapi demi kepentingan organisasi. Ketika mereka menggunakan sistem tradisional, mereka kadang harus melakukan panggilan telepon kepada pemberi wewenang yang berbeda-beda atau kepada pembeli untuk mempercepat transaksi.Berikut adalah masalah yang muncul sebagai akibatnya. Pertama, nilai terbaik tidak diperoleh. Pembeli yang tidak terawasi tidak dapat mengeluarkan persyaratan-persyaratan seperti organsisasi yang karena jarang digunakan oleh pemasok yang dipilih. Kedua, karena pembelian melampaui sistem sehingga tidak dapat dianalisa dan oleh karena itu informasi manajemen yang berarti sulit dihasilkan. Akhirnya, hal tersebut dapat memunculkan masalah internal yang dapat dihindari.E-procurement menyediakan pengguna suatu cara mengadakan barang yang umumnya lebih cepat bahkan daripada metode yang bebas. Mereka dapat dengan cepat menyelesaikan pesanan pada layar dengan interface yang user-friendly. Mereka dapat melacak perkembangan pesanan mereka pada tahap manapun dari rantai persetujuan dan dapat diinformasikan secara elektonik untuk pengiriman barang dari pemasok.
- Pengurangan tingkat kesalahan pemesanan.
E-procurement secara dramatis mengurangi kecenderungan kesalahan pengguna dalam proses pengadaan, karena pesanan-pesanan dibuat dengan memilih item-item yang ada di katalog dalam sistem. Transaksi elektronik disampaikan antara dewan FMIS, e-marketplace, dan sistem pemasok tidak membutuhkan campur tangan manusia. Hal ini mengurangi peluang pesanan diterjemahkan secara tidak tepat, harga-harga tidak tepat, atau item-item dalam katalog sudah usang dan tidak diproduksi lagi pada waktu pemesanan.
- Pekerja pengetahuan (knowledge workers).
Pendiri Microsoft, Bill Gates, dalam bukunya Business @ the Speed of Thought (1999) menggambarkan efek dari penempatan solusi e-procurement pada Microsoft. Di samping penghematan sekitar 140 juta dolar per tahun, efek mendasar dari penerapan tersebut adalah peralihan staf menjadi “knowledge workers”. Istilah ini menggambarkan bagaimana staf tidak lagi terbebani dengan pekerjaan-pekerjaan administratif seperti mengisi dan menyampaikan form-form, karena semuanya dikomputerisasi dan staf-staf diberi informasi untuk memanage pengadaan, daripada “di-manage olehnya”.Mengubah staf menjadi knowledge workers menghasilkan produktivitas yang lebih baik dari seluruh dewan. Hal ini tidak hanya berlaku bagi staf pembelian tetapi bagi seluruh orang yang terlibat dalam proses pengadaan yaitu penyusun pesanan, pemberi wewenang, manajer, staf keuangan, dan lain-lain. Hal ini memungkinkan end-user untuk fokus sepenuhnya pada tugas mereka sendiri dengan dukungan suaut sistem pengadaan yang efektif, dan staf pengadaan dapat mengalihkan fokus mereka dari tugas administratif yang seringnya tidak berarti ke strategi dan analisis pengadaan. Pengadaan oleh sebuah organisasi dapat digolongkan sebagai pengadaan MRO (Maintenance, Repair, and Operating) dan pengadaan langsung. Pengadaan MRO terdiri dari semua pembelian tidak langsung yang meliputi perlengkapan kantor, suku cadang mesin, komputer dan asesorisnya, dan dapat juga meliputi jasa seperti travel, kurir, dan sebagainya. Walaupun hal ini menggambarkan hanya sebagian kecil persentase pengeluaran total sebuah perusahaan, untuk perusahaan besar nilai itu bisa jadi besar. Jumlah total pengadaan MRO bervariasi dari 10% untuk seluruh pengadaan untuk organisasi bidang manufaktur hingga 60% untuk organisasi pelayanan seperti bank dan konsultasi keuangan lainnya. Keuntungan menggabungkan sebuah model e-procurement untuk MRO adalah bahwa proses-proses tersebut lebih cepat dan oleh karena itu mengurangi ketergantungan. Untuk model langsung, dalam melihat volume besar transaksi repetitif, keuntungannya terletak pada integrasi solusi e-procurement dengan sistem perencanaan produksi perusahaan dan manajemen inventori. Kebanyakan sistem sisi penjualan menangani transaksi yang lebih sederhana seperti suplai MRO. Sistem sisi penjualan memungkinkan penjual berinteraksi dengan banyak customer sekaligus, organisasi customer mungkin harus mengintegrasikan sistem mereka dengan banyak solusi tergantung jumlah pemasok. Keuntungan menggunakan solusi ini, dibandingkan dengan yang tradisional bagi sebuah organisasi customer yaitu dalam hal peningkatan nilai customer melalui manajemen biaya/waktu yang efisien dan kemampuan akses yang mudah. Sistem end-user pembelian berinteraksi dengan sistem informasi internal seperti Enterprise Resource Planning (ERP) memungkinkan sistem mengotomatisasi sebagian transaksi, sehingga meningkatkan kecepatan penanganan transaksi serta mengurangi biaya pemrosesan. Pemasok-pemasok juga dapat memperoleh manfaat dari e-procurement. Mereka dapat meniadakan katalog tercetak melalui Electronic Data Interchange (EDI) dan e-mail. Manajemen inventori menjadi lebih mudah melalui peringatan dan update otomatis, secara simultan memungkinkan pembeli memberitahu pemasok-pemasok secara otomatis untuk pembayaran pasangan yang diperbarui. Memanage akun-akun yang diterima juga menjadi lebih ringkas bagi mereka.
Tujuan E-Procurement James E. deMin dari Infonet Service Corp. menyatakan bahwa tujuan dari e-procurement adalah sebagai berikut :· Untuk memperbaiki tingkat layanan kepada para pembeli, pemasok, dan pengguna.· Untuk mengembangkan sebuah pendekatan pengadaan yang lebih terintegrasi melalui rantai suplai perusahaan tersebut.· Untuk meminimalkan biaya-biaya transaksi terkait pengadaan melalui standarisasi, pengecilan, dan otomatisasi proses pengadaan di dalam dan di mana yang sesuai dengan agensi-agensi dan sektor-sektor.· Untuk mendorong kompetisi antar pemasok sekaligus memelihara sumber pasokan yang dapat diandalkan.· Untuk mengoptimalkan tingkatan-tingkatan inventori melalui penerapan praktek pengadaan yang efisien.· Untuk mengefektifkan penggunaan sumber daya manusia dalam proses pengadaan.· Untuk mengurangi pengeluaran putus kontrak dengan menggunakan teknologi untuk meningkatkan kewaspadaan pengguna terhadap fasilitas-fasilitas kontrak yang ada dan membuatnya lebih mudah untuk menentangnya.· Untuk meningkatkan kemampuan membeli dengan menggunakan teknologi untuk mendukung identifikasi peluang untuk penyatuan dan dengan memfasilitasi penyatuan persyaratan pengguna di dalam dan melalui garis-garis bisnis.· Mengurangi biaya-biaya transaksi dengan menggunakan teknologi untuk mengotomatisasikan proses-proses, yang mana masih tercetak (paper-based), dan untuk mengecilkan, dan menstandarisasi proses-proses dan dokumentasi. Halangan Dalam Penerapan E-Procurement Walaupun tren-tren yang ada positif, ada halangan dalam penerapan e-procurement. Banyak bisnis kecil dan menengah lambat dalam pengadaan secara online, karena batasan-batasan dalam mengintegrasikan platform pengadaan dengan sistem yang sudah ada dan kurangnya standar data. E-procurement dalam sektor B2C(Bussines-to-Consumer) juga lambat untuk diterima karena jalur-jalur rantai suplai tidak sepenuhnya mendukung e-bisnis. Salah satu halangan adalah tidak banyak pemasok yang memiliki perlengkapan untuk berpartisispasi dalam sebuah proses e-procurement. Mereka harus berinvestasi dalam pembuatan interface yang sesuai dan dalam beberapa kasus customer enggan berpartisipasi. E-procurement mempengaruhi setiap fungsi dalam perusahaan dan dapat berkembang melampaui proses procurement saja. Hal ini dapat memperkenalkan pemasok baru dan peran baru bagi pemasok yang ada seperti bank dan perusahaan logistik. Dalam banyak kasus, prosendur pengendalian keuangan dan kebijakan komitmen harus disesuaikan, di mana kegagalan terhadap hal ini akan berpengaruh negatif pada pengembalian investasi. Beberapa dari masalah yang perlu diperhatikan oleh perusahaan-perusahaan yang ingin menerapkan solusi e-procurement yaitu :· Pemasok-pemasok yang mampu mendukung fitur elektronik.· Pencarian pemasok baru.· Kebutuhan akan kolaborasi yang kuat.· Kemampuan untuk menyampaikan.· Biaya transaksi.· Pada keadaan tertentu, ketersediaan content dan transparansi proses. Bagaimana Mengetahui Apakah E-Procurement Tepat Bagi PerusahaanPenerapan e-procurement sering benar-benar memfasilitasi pembelian berbasis katalog bahan-bahan tidak langsung seperti perlengkapan kantor. Pengembalian investasi (Return on Investment, ROI) dari penerapan-penerapan tersebut cukup baik. Penghematan pada perlengkapan kantor dapat meningkatkan laba sejauh ini. Melangkah melampaui tahap ini, yaitu ke bahan-bahan langsung, dan bermacam-macam layanan yang dibeli sebuah perusahaan, seperti konsultasi, audit, atau pemeliharaan gedung, adalah sulit. Jika sebuah perusahaan melakukan pembelian besar-besaran bahan mentah penting yang strategis atau komponennya, biasanya dalam perjanjian jutaan dolar. Perjanjian semacam ini sering dinegosiasikan lebih dari berminggu-minggu dan berbulan-bulan, mengatur suplai hingga setahun ke depan. Dalam lingkungan seperti itu, e-procurement menambah nilai yang kecil. E-procurement dapat memberikan lebih daripada harga yang lebih murah. Pengaruhnya lainnya dari karakteristik hasil pengembangannya seperti produktivitas yang lebih baik, peniadaan pembelian yang tidak terawasi, tidak terencana, atau mendadak, dapat menghasilkan ROI yang lebih tinggi daripada apa yang dapat dicapai dengan memperoleh harga yang lebih murah. “Keuntungan dari e-procurement bergantung pada perusahaan anda dan apa yang dibeli perusahaan”, Scott Elliff, presiden Capital Consulting and Management, menyimpulkan. Elliff mengatakan bahwa seorang CIO yang mengevalusai pro dan kontra e-procurement mempertanyakan beberapa pertanyaan seperti :
- Apakah nilai dari pengeluaran tinggi atau rendah?
- Apakah produk atau komoditas dapat dipertukarkan atau tidak?
- Apakah banyak atau sedikit kompetisi?
- Seberapa efisien proses internal anda?
Daripada terburu-buru untuk mengotomatisasi hanya demi pengotomatisasian, hal-hal di atas adalah faktor yang membutuhkan pertimbangan. Mengukur Manfaat E-Procurement Dalam artikel “Measuring E-Procurement Benefits” oleh David Eakin dibahas bagaimana mengukur manfaat yang diperoleh oleh perusahaan yang memilih menerapkan solusi e-procurement. Berikut adalah poin-poin ringkasan pembahasan tersebut.
- Penggolongan Manfaat
- Hard benefits (langsung dapat diukur) yang diperlukan untuk memberikan nilai tambah bagi pemegang saham dan untuk memperoleh persetujuan, seperti penghematan harga dan pengurangan biaya proses.
- Soft benefits (manfaat tidak langsung) yang memberi pengaruh pada aliran kas mungkin sulit untuk dihitung jumlahnya secara akurat. Misalnya yaitu, waktu individual yang terbebas sebagai efek dari proses-proses yang lebih efisien, tetapi cukup dapat menunjukan kemajuan.
- Intagibles (aset yang bukan berwujud benda) yang bermanfaat tetapi tidak dapat secara langsung dapat diukur dari segi finansial. Adalah penting untuk tidak menganggap soft benefits yang dapat diukur sebagai intangibles, karena mengakibatkan pengukuran menjadi lebih sulit. Intangibles misalnya berupa :
o Perubahan kultur/budaya : pengenalan strategic sourcing sebagai market differentiator jangka panjang, perubahan sikap pengguna, dan kemudahan penerapan proses internal kelas dunia.o E-platform : e-procurement sebagai langkah menuju struktur-struktur pemberi nilai tambah.o Persetujuan keuangan untuk semua pengeluaran : kemampuan untuk menjamin bahwa semua pengeluaran memenuhi standar organisasi.o Kemampuan menilai performa pemasok yang tinggi : feedback yang “live” dari pengguna kepada pembeli.
- Definisi Manfaat (Penentu-penentu penghematan/savings drivers)
· Manfaat yang berhubungan dengan transaksi· Manfaat yang berhubungan dengan kesesuaian terhadap kebutuhan· Manfaat bagi manajemen informasi· Manfaat yang berhubungan dengan harga· Manfaat yang berhubungan dengan pembayaran
- Proses Mengukur Manfaat E-Procurement
Setelah penentu-penentu kunci penghematan telah dikenali dan lingkup pengeluaran pengadaan yang diterapkan disetujui, sebuah proses pengukuran perlu dibentuk untuk mengambil kunci pengukuran. Hal ini meliputi :· Tujuan melacak manfaat atau penentunya.· Penetapan dasar untuk melacak manfaat atau penentunya.· Pengaruh tangible (hard dan soft benefits) pada masing-masing penentu.· Proses yang mana dapat diperoleh datanya.· Frekuensi dari bagaimana pengukuran ini dilakukan.· Ukuran-ukuran manfaat.· Risiko-risiko yang berhubungan dengan pengukuran tersebut.
- Sarana Mengukur Manfaat E-Procurement
· Database dan form-form realisasi manfaat.Dalam rangka merekam dan mengawasi secara sentral penghematan yang dihasilkan melalui e-procurement, suatu proses penangkapan penghematan perlu dibentuk. Sebagian dari penghematan-penghematan ini dapat dihubungkan dengan bisnis sebagai aktivitas biasa dan sebagian lain untuk e-procurement. Infomasi ini harus dikumpulkan, divalidasi, direkam secara terpusat pada database, dan dilaporkan secara periodik. Perlu ada suatu petunjuk jelas bagaimana penghematan-penghematan ini akan ditambahkan. Ada risiko bila penghematan-penghematan seperti itu hanya dicatat, penghematan-penghematan tersebut tidak pernah diolah sesungguhnya menjadi manfaat finansial yang berupa barang yang nyata.· Analisis pengeluaran.Sarana analisis pengeluaran memungkinkan pengguna untuk mengolah data pengeluaran untuk menyajikan informasi yang bermanfaat. Secara tradisional, data seperti itu diperoleh dari informasi dalam ERP atau fungsi-fungsi akun yang dapat dibayar. Kualitas data yang melekat dalam transaksi-transaksi e-procurement memungkinkan profesional pengadaan untuk mengakses data ini secara langsung melalui portal mandiri.· E-intelligence.E-intelligence adalah sebuah istilah kolektif untuk sumber-sumber informasi yang dikumpulkan untuk membantu profesional pengadaan dengan mencari informasi yang diperlukan. E-intelligence akan menggabungkan intelijensi pemasok, masukkan berita, database kontrak, survei penjual, survei kepuasan konsumen, dan data transaksi seperti jumlah retur.
Sumber-Sumber
- http://www.x-solutions.poet.com/eu/newsevents/glossar
- http://www.scottish-enterprise.com/publications/e-procurement.pdf
- http://emarketplace.lgaq.asn.au/lgaq/resources/e-Marketplace/e-procurement%20Benefits.doc
- http://www.unspsc.org/AdminFolder/Documents/GabbardCKe-PROCUREMENTPAPER.pdf
- www.unspsc.org/AdminFolder/Documents/GabbardCKe-PROCUREMENTPAPER.pdf
- http://www.uiowa.edu/~purchase/purchase/Policy/One%20Stop%20E%20Procurement.doc
- http://www.agimo.gov.au/__data/assets/pdf_file/50977/e-procurement.pdf
- http://unpan1.un.org/intradoc/groups/public/documents/CAIMED/UNPAN022518.pdf
- www.agimo.gov.au/publications/2001/11/ar00-01/glossary
- www.ploug.org.pl/interesujace_teksty/eProcurement_White_Paper_Final.pdf
- http://ezinearticles.com/?E-Procurement-Advantages&id=232846
- http://www.cio.com/archive/061503/eproc.html
- http://ezinearticles.com/?E-Procurement&id=222437
- http://www.icfaipress.org/Books/E-Procurement_overview.asp
Print this page